Das ist in der Praxis eine häufige Herausforderung,. Wenn du das Quelldokument nicht bearbeiten kannst, bist du gezwungen, die gesamte Tagging- und Strukturierungsarbeit manuell in Adobe Acrobat Pro (Phase 4) durchzuführen. Das ist deutlich zeitaufwändiger und fehleranfälliger, da du alle Tags, Alternativtexte und die Lesereihenfolge händisch hinzufügen bzw. korrigieren musst. Für einfache Dokumente mag das machbar sein, aber bei komplexen Layouts oder vielen Seiten kann es ein enormer Aufwand werden. In solchen Fällen ist es oft ratsamer, den Absender des PDFs auf die Notwendigkeit von Tagging hinzuweisen und um eine korrekt getaggte Version oder idealerweise eine HTML-Alternative zu bitten.

Die logische Lesereihenfolge bezieht sich auf die Reihenfolge, in der die Tags im unsichtbaren Tag-Baum des PDFs angeordnet sind. Die visuelle Lesereihenfolge (oft auch „Content Order“ genannt) ist die Reihenfolge, in der die Inhalte physisch auf der Seite platziert sind. Screenreader folgen der logischen Lesereihenfolge. Dein Ziel ist es, dass die logische Reihenfolge der visuellen Lesereihenfolge entspricht. Wenn du in Acrobat Pro das Werkzeug „Leserichtung“ (Reading Order) nutzt, siehst und korrigierst du diese logische Reihenfolge der Tags. Es ist also die Schnittmenge aus der Anordnung der Inhalte und der von dir definierten Struktur im Tag-Baum, die am Ende entscheidend ist.

 Ein „Artefakt“ in einem PDF-Dokument ist ein Element, das keine Bedeutung für das Verständnis des Inhalts hat und von assistiven Technologien ignoriert werden sollte. Beispiele sind Linien, rein dekorative Icons, Hintergrundmuster oder Bildschirmecken. Wenn du ein Bild als Artefakt markierst (im Tags-Baum von Acrobat Pro), wird es von Screenreadern übersprungen. Das ist wichtig, weil das Vorlesen von irrelevanten Bildern den Screenreader-Nutzenden Zeit stiehlt und sie ablenkt. Stell dir vor, du würdest jedes Mal eine Beschreibung für einen kleinen Punkt oder eine Trennlinie hören – das wäre frustrierend und würde den Informationsfluss stören.

Ja, absolut! Auch bei Links, die visuell nur als Icon (z.B. Facebook-Logo) dargestellt werden, musst du den Screenreader-Nutzenden einen aussagekräftigen Text zur Verfügung stellen. Das machst du nicht im sichtbaren Text des Links, sondern über das Alt-Attribut für Bilder innerhalb des Links (<img src="facebook.png" alt="Facebook-Profil öffnen">) oder, noch besser, über das aria-label-Attribut direkt am Link-Element: <a href="..." aria-label="Unsere Facebook-Seite besuchen"> <img src="fb.png" alt=""> </a>. So hört der Screenreader „Unsere Facebook-Seite besuchen“ statt nur „Link“ oder dem Dateinamen des Icons.

Das ist eine Frage der Skalierung und Prozessautomatisierung.

• Standardisierung: Etabliere firmenweite Richtlinien und Templates (z.B. in Word oder InDesign), die von vornherein auf Barrierefreiheit ausgelegt sind (korrekte Formatvorlagen, Alternativtexte als Pflichtfelder).

• Schulungen: Schulungen für alle Mitarbeitenden, die Dokumente erstellen, sind unerlässlich. Das Verständnis für barrierefreie Dokumenterstellung muss in die Köpfe.

• Tools und Workflows: Prüfe, ob es in eurem Unternehmen Software oder Workflows gibt, die das Tagging und die Überprüfung von PDFs automatisieren oder erleichtern können, auch wenn Acrobat Pro für die finale Prüfung oft unumgänglich ist. Es gibt auch spezialisierte PDF/UA-Software (PDF/Universal Accessibility), die über Acrobat Pro hinausgeht.

• „Born accessible“: Das Ideal ist, dass Dokumente „born accessible“ sind – also von Anfang an barrierefrei erstellt und nicht erst im Nachhinein „repariert“ werden.

Der beste Weg, viele barrierefreie PDFs zu haben, ist, die Barrierefreiheit als festen Bestandteil des Erstellungsprozesses zu etablieren, statt sie als optionalen Schritt am Ende zu sehen.